Que necesita saber una empresa antes de comprar una impresora

Toda PYME tiene unas necesidades de impresión, grandes o pequeñas según su actividad, de ahí que el momento de comprar una impresora o multifunción sea de especial importancia. Detalles como su presupuesto, las necesidades a cubrir tanto actuales como futuras o el volumen por impresión son datos a tener en cuenta antes de decidirse por un modelo u otro. Pero no son las únicas…

Las PYMEs necesitan impresoras para su quehacer cotidiano: impresión de facturas, informes, recibos… Y más cuando el equipo es parte imprescindible del negocio. En definitiva, sea cual sea su actividad, es fundamental contar con un buen equipo. Por eso, a la hora de adquirirlo, hay que tener en cuenta una serie de factores que nos ayudarán a tomar la decisión correcta.

¿Qué tipo de documentos imprime? La elección del equipo de impresión dependerá del tamaño de los documentos con los que la PYME trabaje habitualmente, si siempre imprime en A4 o bien ocasionalmente lo hace en otros tamaños, si imprime en monocromo o también utiliza el color en ocasiones, o del tipo de documentación con el que trabaje, presentaciones, fotografías, etc.-.

¿Qué funciones debe incluir el equipo? Dependerá de las necesidades de la PYME. Si, además de imprimir, también realiza copias de manera habitual y escanea documentos e, incluso, envía algún que otro fax, un equipo multifunción será la mejor elección para sus intereses. En cambio, si únicamente imprime documentos, con una impresora que asegure un buen volumen de impresión tendrá más que suficiente.

Volumen de impresión. Según la cantidad y tamaño de los trabajos que imprima una PYME, interesará un equipo que asegure una determinada productividad, valorando en su conjunto aspectos como la velocidad, la capacidad de papel, la duración de los consumibles o el coste por página de cada equipo.

¿Cuántos equipos son necesarios en una empresa? Un único equipo que centralice los trabajos de impresión suele provocar cuellos de botella a la hora de recogerlos, o bien situaciones de conflicto cuando se trata de documentación confidencial que queda olvidada en la bandeja de salida, incluso tiempos muertos delante del equipo la hora de recoger los trabajos. Por lo tanto, un aspecto a tener muy en cuenta por la PYME es el de disponer de varios equipos ubicados según las necesidades de cada grupo y que también asegure la confidencialidad de la información que maneja cada trabajador de la empresa.

La conectividad.  Lo más habitual es disponer la instalación en red de los equipos de impresión, de tal forma que los empleados pueden acceder a ella desde cualquier punto de la oficina, o bien que también puedan imprimir desde sus dispositivos portátiles, Smartphone o Tablet, gracias a la conectividad WiFi que incluyen ya numerosos equipos de impresión.

Duración de los consumibles. Es aconsejable adquirir equipos que dispongan de consumibles estándar y de larga duración para reducir el coste que supone imprimir cada página, evitando así la tarea de aprovisionamiento y la sustitución frecuente de los consumibles.

Ahorro energético. Muchos equipos cumplen normativas internacionales de ahorro energético que se traducen en funciones que permiten auto gestionar su consumo energético. Un aspecto que las empresas tienen en cuenta cada vez más, sobre todo teniendo en cuenta los sustos que provoca el recibo de la luz…

Eso sí, cada PYME es un mundo, aunque estos consejos les permitirán afinar la búsqueda y encontrar el modelo que más se ajuste a sus necesidades de impresión. Lo cual no es poco.

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