Cuatro consejos para reducir el papel en los escritorios

En las oficinas hay pocas cosas mejores para incrementar la productividad que un escritorio limpio y ordenado. Pero pese a estar en una nueva era digital, nuestras mesas de trabajo suelen estar aún llenas de papeles. Por ello debemos hacer uso de toda la tecnología que se nos ofrece para que nuestros negocios sean más rentables y que los empleados de éstos sean más eficientes.

Los equipos multifunción equipados con tecnologías diversas que ofrecen las herramientas necesarias para maximizar la productividad de impresión, permitiendo al usuario imprimir desde la nube y dispositivos móviles. Además, estas herramientas puedes favorecer la eliminación de documentos físicos y su conversión en archivos digitales o en la nube.

Los equipos multifunción, en general, identifican cuatro formas de organizar la enorme cantidad de información que reciben cada día las empresas, para que los empleados puedan centrarse en lo realmente importante: el trabajo que tienen que realizar.

  • Escanear a la nube – Las últimas versiones de los equipos multifunción permiten escanear a la nube directamente desde la App del dispositivo, haciendo más fácil que nunca organizar, compartir y enviar un documento. Es posible escanear a DropBox, Box y Google Drive desde el panel frontal del dispositivo.
  • Escanear desde cualquier lugar de trabajo – Con la App para móviles es fácil escanear desde cualquier lugar, configurando trabajos e iniciándolos directamente desde el teléfono. Incluso se pueden capturar imágenes con la cámara del smartphone, mientras se está en marcha
  • Convertir lo escaneado en un PDF donde se puedan hacer búsquedas fácilmente – Es la forma más sencilla de encontrar en las carpetas del ordenador la ubicación exacta del documento requerido sin necesidad de organizar exhaustivamente los archivos.
  • Escanear a un archivo editable – Existe la posibilidad de escanear documentos antiguos y convertirlos en archivos Microsoft Word que se pueden editar, corregir, lo que supone un importante ahorro de tiempo y espacio ocupado en la mesa de trabajo.

En definitiva, gracias a la tecnología es más fácil que nunca organizar, compartir y guardar documentos, y dar una nueva vida a archivos antiguos. De esta forma, es fácil deshacerse de las pilas de documentos y moverse hacia el futuro digital.

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