Agilidad en los flujos documentales y la reducción de costes, prioridades para los CIO en 2014.

La consultora tecnológica IDC ha realizado un amplio análisis sobre el uso de la gestión documental y la impresión en las empresas españolas, que abarca temas tan diversos como los costes ocultos, la mejora de la eficiencia y los retos para este año en materia de tecnología.

Así, el informe contempla los principales objetivos de los CIO (Chief Information Officer, persona encargada del desarrollo de ideas, tecnología y comunicación) de cara a este nuevo año en materia de gestión documental. En esta línea, el principal reto de las compañías para este año pasa por acelerar los procesos documentales de forma que vayan al mismo ritmo que los del negocio. Ya que la crisis y los actuales ciclos de consumo están obligando a las empresas a ser más ágiles, lo que en términos de gestión documental se traduce en una mayor fluidez dentro de la propia organización.

El estudio, encargado por KYOCERA Document Solutions, también revela que las compañías dedican hasta el 5% de su presupuesto total de TI (Tecnología de Información) a la partida correspondiente a impresión, aunque casi la mitad de las empresas consultadas afirma desconocer los costes reales en dicha materia.

Y es que valorar el gasto real en impresión es un proceso muy complicado. En ese sentido, dentro del coste total de la impresión no se debe contabilizar únicamente la amortización de la maquinaria y los tóner, sino también la electricidad empleada y el soporte técnico que se encarga de que ese equipamiento funcione correctamente día tras día.

Cómo mejorar la eficiencia y reducir los costes

Con el objetivo de ayudar a las empresas a que, en estos tiempos de dificultades económicas puedan reducir su gasto en impresión y mejorar de paso su eficiencia, el informe establece una serie de recomendaciones que pueden poner en marcha todo tipo de empresas, sea cual sea su tamaño.

Entre ellas, destaca la necesidad de que las organizaciones definan políticas de uso para concienciar y educar a los empleados. De este modo, puede reducirse el volumen total de documentos impresos. Por otro lado, y en combinación con lo anterior, las empresas tienen aún un largo camino por recorrer a la hora de bajarlos costes por impresión, especialmente los ocultos (energía, gestión, medio ambiente, productividad, etc.), todos los cuales deben ser monitorizados y analizados. Además, IDC recomienda emprender políticas de racionalización de impresiones a color y que los responsables de TI conozcan mejor el impacto de la calidad de impresión sobre el gasto unitario.

Otra de las reglas básicas que puede generar un importante ahorro a las compañías es enviar a imprimir los emails por la bandeja de papel reciclado, así como no permitir imprimir a color a departamentos que no lo necesitan o recoger las impresiones tras introducir un código en el dispositivo de impresión. Se trata de normas que, con su cumplimiento, permiten reducir el gasto de esta área hasta en un 25%.

 

Prioridades en gestión de contenidos para este 2014

Las empresas también sitúan como una prioridad para este 2014 la reducción de los costes vinculados a los procesos en papel. Y es que, más allá de los ahorros directos que supone eliminar el papel en la compañía, al eliminar los documentos físicos (y su almacenaje) también se reducen notablemente los tiempos de llegada al mercado. Por ello, la digitalización se consolida como una de las apuestas estratégicas más importantes en nuestros días.

Sin papel también hay menos riesgo de que la información se pierda dentro de la empresa, especialmente en entornos de gran movilidad como en los que nos empezamos a mover. Así, las compañías están cada vez más preocupadas respecto a la pérdida de control que pueden sufrir sobre los documentos que sus empleados utilizan, tanto dentro de la organización como en sus actividades fuera de ella.

Cloud y movilidad, claves en la gestión documental

Aunque la nube aún no está afectando de forma directa en este aspecto a las empresas, todas ellas coinciden a la hora de afirmar que, en un futuro, todos los procesos deberán tener en cuenta el Cloud Computing. La otra gran tendencia en este terreno es la movilidad, ya imparable dentro de las organizaciones, según recoge el informe. Sin embargo, los graves problemas de seguridad y de control sobre los documentos en el entorno móvil siguen preocupando a los CIO y responsables de TI por lo que superar estas barreras en los próximos meses será esencial para el desarrollo de este paradigma.

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